Según las preguntas que recibimos cuando nuestros clientes utilizan 3manager para las auditorías, a menudo recibimos preguntas relacionadas con los contratos existentes, los suministros y otros elementos que hacen que la sustitución de las impresoras sea un poco más compleja de lo que se supone.
Siempre recomendamos que se asegure de tener una visión clara de su situación actual, para que tenga todo en su sitio a la hora de discutir nuevas soluciones con su gestor de cuentas de impresoras de oficina.
Estos son algunos consejos que conviene tener en cuenta a la hora de sustituir las impresoras:
1. ¿Le queda alguna provisión?
Una de las cosas que son difíciles de gestionar pero que representan un gran valor son los suministros restantes en sus impresoras.
Si está pensando en sustituir las impresoras, es necesario comprobar los suministros, ya que estos artículos representan un gran valor.
Imagínese que tiene 15 impresoras de color con 4 tóneres cada una con el 50% restante. Un tóner puede costar fácilmente 100 euros. Así que, utilizando este ejemplo, el valor sería de unos 3000 euros.
El gran problema aquí es que aunque represente un valor, no tiene ningún valor para que otros lo compren si son usados.
Una opción fácil es asegurarse de que la nueva impresora no está conectada antes de que la antigua se agote y de que los tóneres de repuesto se hayan utilizado también.
Hable con su gestor de cuentas sobre cómo hacer con los tóneres existentes para reducir la pérdida lo máximo posible.
Conclusión:
Asegúrese de crear una visión general de su situación actual. Ya sea comprobando cada dispositivo o utilizando herramientas como 3manager para escanear sus impresoras. Cuantos más dispositivos tenga, más tiempo le exigirá.
Asegúrese de informar a su gestor de cuentas sobre este estado para que tenga la opción de incluirlo en la planificación de la entrega.
2. Conozca los contratos de servicio existentes
En algunos casos, si usted tiene un contrato de servicio puede haber términos que necesitan ser terminados antes de que usted pueda reemplazar la impresora. Los siguientes suelen ser escenarios típicos:
La cancelación debe hacerse al menos 3 meses antes de la fecha de finalización o se autoprolongará hasta 12 meses.
Hay un volumen mínimo por mes, incluidos los suministros, que hay que pagar durante un período determinado
Hay diferentes precios comprometidos en función de los volúmenes. En este caso, es muy importante hacer un seguimiento de cuántas páginas se imprimen para entender el verdadero coste de propiedad.
En muchos casos, su gestor de cuentas puede ayudarle también con esta visión general e incluir los costes de estos contratos existentes en su nueva configuración.
Conclusión:
Obtenga una visión general de todos sus contratos y "mapee" sus impresoras para que sea fácil saber qué impresoras tienen algún tipo de contrato. A continuación, asegúrate de que se han rescindido para no tener costes adicionales en un periodo en el que tengas que pagar por las nuevas impresoras además de por los contratos antiguos.
Cuantos más contratos tenga, más complejo puede ser el seguimiento de los costes de impresión. Le recomendamos que utilice herramientas para gestionar sus contratos. En 3manager una de nuestras características más utilizadas es la funcionalidad de gestión de contratos que le ayudará a crear y mantener una visión general de las obligaciones contractuales.
3. Controle su comportamiento de impresión durante un tiempo antes de buscar nuevas impresoras
¿Cuáles son sus necesidades de compra? Cuanto más impresoras tenga, más difícil será saberlo. En ese caso, su gestor de cuentas realizará una auditoría para entender sus necesidades. Sin embargo, si ya tiene instalada una herramienta de supervisión, habrá muchos datos que ayudarán a su gestor de cuentas a visualizar los nuevos costes.
Aquí es donde las herramientas basadas en datos son muy útiles, ya que tanto el cliente como el distribuidor utilizan los mismos datos y es mucho más fácil entender "qué, por qué y cuándo" con mayor rapidez.
Conclusión:
Comience a hacer un seguimiento de su comportamiento de impresión con herramientas basadas en datos que se asegurarán de mantenerle siempre al día y los datos pueden reutilizarse al comprar nuevas impresoras.
If you have any questions about how to monitor printers, contracts or other things related to this business, feel free to contact us.
Gracias por leer,
El equipo de 3manager
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