Las auditorías de impresoras pueden llevar mucho tiempo cuando se trata de recopilar los datos de las impresoras y de sacar las conclusiones. En este artículo, compartiremos 5 trucos que harán la vida mucho más fácil para cualquiera que haga la auditoría de la impresora o procese los datos.
1. Necesita un recolector de datos
Hoy en día tiene muchas posibilidades de recopilar datos sin ni siquiera visitar al cliente. El recopilador de datos le ayudará a descubrir cualquier dispositivo de impresión en línea y le dará información sobre el uso en el período de auditoría, los mensajes de error, el consumo de tóner y mucho más.
Lo bueno es que está 100% automatizado después de su instalación. Déjalo funcionar durante un mínimo de 14 días antes de sacar conclusiones y si es posible durante 1 mes.
TIP: Do you already have a data collector option in your company? If not there are often options for a free trial where you can get insights about counters, usage, etc.
2. ¿Utilizar el precio estimado o el precio real?
A la espera de la recopilación de datos, le recomendamos que examine los costes de las impresoras. ¿Tienes acceso a los contratos de alquiler/servicio/MPS? Empiece a organizar los costes en grupos para que estén listos para ser "mapeados" con sus datos.
Si utiliza alguna herramienta de gestión de impresoras, es posible que ya tenga acceso a algún tipo de precio por grupo. Si es así, simplemente cree un grupo por modelo y añada su precio estimado por modelo.
Si tiene los contratos, cree el contrato en su herramienta de gestión de impresoras y añada el precio exacto
TIP: Start with estimated pricing so you can present some costs and then add the actual pricing afterward if needed.
3. Crear una plantilla para las auditorías
Hay muchas maneras de crear informes. Si tienes Excel, Google Sheets o cualquier otra herramienta de cálculo de números, puedes configurar una plantilla en la que puedas copiar y pegar los datos de tu recopilador de datos. Esto minimizará el riesgo de fracaso y la plantilla trabajará por ti, para que puedas dedicar tiempo a las conclusiones en lugar de a la configuración.
Si tiene una herramienta de gestión de impresoras, es posible que ya tenga acceso a los informes incorporados que soportan esto. Asegúrese de comprobar esto primero para no inventar la rueda.
(Esto es sólo una vez, ya que para su próxima auditoría puede reutilizar su plantilla).
TIP: If you already have a printer management tool, use the pages printed reports and create your audit around that data.
4. Añadir los datos del colector de datos de la impresora
Dependiendo del recopilador de datos, puede tener la opción de exportar los datos en un formato que permita insertarlos en su hoja de cálculo de Excel o Google. Te recomendamos que añadas una pestaña con todos los datos para que sea fácil documentar por qué has llegado a esa conclusión.
TIP: This can be a hassle, so we recommend using a printer management tool/printer audit tool if possible to avoid mistakes. If you do not have one but just a long list of data, we recommend not rushing this process. Remember the coffee and clear eyes, this is where things can go wrong :-)
5. Presentarla
Concierte una reunión en línea y comparta su pantalla o visite al cliente y presente los resultados. Los datos son reales y representan los últimos 30 días, por lo que la única pregunta es si este mes representa un volumen mensual medio.
TIP: This is based on actual data. It makes things so much easier to understand as its real life. No assumptions and no guesstimates. However, if the period you have been collecting data is not representing the average, then recommend maybe another 14 days of data collection.
La conclusión
La mejor recomendación es contar con una herramienta automatizada que elimine las tareas que consumen tiempo, dejando más espacio para pensar en el mejor asesoramiento.
¿Acabará recomendando la compra de nuevas impresoras láser o la reordenación de las existentes? Sus datos deben respaldar esto con una visión sencilla que explique por qué.
Sobre 3manager:
3manager es una herramienta de gestión de impresoras multiplataforma y neutra en cuanto a proveedores, que está diseñada para facilitar la vida a la hora de realizar auditorías de impresoras, la gestión continua de las mismas, el seguimiento de los costes, el seguimiento de la tinta de la impresora, los cartuchos y mucho más.
If you are looking for help to your printer audits, feel free to have a look at our free trials.
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